یادداشت نویسی کرافورد چیست؟ اکثر افراد موفق در کسب و کارهایشان تیم و یا سازمان های بزرگی دارند. البته برخی نیز وجود دارند که سعی میکنند به تنهایی کارهایشان را انجام دهند و یا این که تیم های کوچکی تشکیل دهند، اما اکثرا، به دلیل بزرگ بودن و گسترده بودن حجم کار، نیاز به داشتن سازمان های بزرگی دارند.
نکته مهمی که در این باره وجود دارد این است که چگونه میتوانند به خوبی در چنین مجموعه های بزرگی، نظم، عدالت، مشارکت و تعاملات ایجاد کنند بدون اینکه خللی در کارها رخ دهد؟
در واقع سوال مهم است است که چگونه میتوانند از آگاهی جمعی و ایده‌های مجموعه و یا حتی کل سازمان استفاده کنند؟ و از همه مهمتر چگونه میتوانند این مشارکت را به گونه ای انجام دهند که همه بتوانند در آن شرکت کنند و همینطور عدالت در بین همگان برقرار شود؟
در این مقاله از سایت متا راز قرار است به این موضوع که افراد موفق چگونه میتوانند در مدیریت و ایجاد مشارکت های گروهی در بین مجموعه هایشان نیز موفق عمل کنند، بپردازیم. در این مطلب شما را با روشی آشنا میکنیم که جزو عادات افراد موفق است و به تمام کسانی که درحال اداره سازمان های بزرگ هستند نیز این روش را پیشنهاد میکنند.
میدانید که گاهی اوقات استفاده کردن از ایده های مجموعه هایتان و یا سازمانی که دارید، میتواند بسیار به رشد و گسترش کارهایتان کمک کند. ممکن است ایده ها و راهکارهایی در ذهن هم تیمی هایتان باشد که شما اصلا به آن فکر نکرده اید و یا دیدگاه های متفاوت و موثر زیادی دارند که میتواند در جهت موفقیت بیشتر کارها از آن ها استفاده کنید. این روش را، روش یادداشت نویسی کرافورد می نامند.
این روش، یک روش ساده است که بسیار تاثیر گذار و قوی است. استفاده کردن از این روش میتواند برای جمع آوری طوفان فکری پر از ایده سازمانتان بسیار کمک کننده باشد.
یادداشت نویسی کرافورد چیست؟ و چه مزایایی دارد؟
در دانشگاه کالیفرنیای جنوبی استادی در زمینه علوم تربیتی فعالیت میکرد و همیشه به دنبال راهی بود تا بتواند تعامل و مشارکت تیمی را به نحوی موثر و همچنین منصفانه به دانشجویانش آموزش دهد. نام این استاد دانشگاه دکتر سی سی کرافورد بود که در دهه ۱۹۲۰ بالاخره روشی را برای هدفی که داشت اختراع کرد.
نام این روش از مخترع ان گرفته شده و بعد از آن زمان آن را با نام روش یادداشت نویسی کرافورد شناختند. دکتر سی.سی. کرافورد این روش را اینگونه توضیح داد:
“روش کرافورد خیلی ساده است، به هر یک از اعضا یک تیکه برگه بدهید و از آنها بخواهید تا ایده های خودشان را بر روی آن تکه های کاغذ ثبت کنند.”
شاید با شنیدن نحوه عملکرد این روش با خودتان بگویید که من در گذشته از روش استفاده کردم و یا شخصی از من خواسته تا با این روش در کلاس، تیم و یا سازمانی شرکت کنم. ممکن است عده زیادی از افراد بدون اینکه اطلاعی راجب به نام و مزایای این روش داشته باشند ، بارها و بارها از آن در زندگی شان استفاده کرده باشند. این روش بسیار ساده است اما به دلیل مزایای که دارد همچنن جز محبوب ترین روش های ایجاد تعاملات و مشارکت در بین سازمان ها است.
مزایای روش کرافورد از زبان افراد موفق
این روش ساده میتواند تغییرات گسترده و زیادی را در یک سازمان ایجاد کند و جهت مسیر موفقیت را نیز تغییر دهد و یا سرعت ببخشد. بنابراین اگر درحال اداره یک مجموعه هستید به شما توصیه میکنیم تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید و بعد از مطالعه مزایای استفاده از روش یادداشت نویسی کرافورد، روش استفاده از آن را نیز یاد بگیرید و در سازمان هایتان از آن استفاده کنید.
مزایای این روش عبارت اند از:
به کمک این روش تمام اعضای تیم میتوانند در برنام گروهی سازمان شرکت کنند.
همه میتوانند در یک شرایط یکسان در فعالیت ها مشارکت کنند و به نظرات آنها ارزش مساوی داده میشود.
اگر در تیم خود افراد درون گرا و ساکتی دارید، به کمک این ش آنها نیز همانند دیگران شانس یکسانی برای پرورش ایده هایشان دارند و نه فقط انسان های قوی.
یکی از مهم ترین مزایای که این رو دارد، بارش افکار گروهی و گستردگی و تنوع ایده ها و راه حل ها است.
با استفاده این روش در تیم خود ارزش گذاری میکنید و اعضای تیم احساس میکنند ایده هایشان ارزشمند بوده است و این برای پیشرفت آنها که درنهایت به پیشرفت شما ختم میشود اهمیت زیادی دارد.
زمانی که از این روش استفاده میکنید اعضای تیم به جای حرف زدن و شلوغ شدن فضا و اتلاف انرژی، از کاغذ استفاده میکنند و نظم و سکوت رعایت میشود.
یکی دیگر از مزایای که این روش را در بین اعضا تیم محبوب کرده است، این است که مشارکت کردن به این روش به همه اعضا امکان آزادانه اندیشندن را میدهد و میتوانند بدون حواس پرتی نظراتشان را ثبت کنند.
همچنین روش کرافورد باعث میشود بین افراد ساکت و اعضای پرحرف، عدالت و مساوات برقرار شود.
یکی دیگر از مزایای این روش این است که وقتی ایده های مشابه را در یک گروه جمع آوری میکنید، میتوانید بفهمید که هر ایده تا چه اندازه بین افراد محبوبیت دارد.
افراد موفق چگونه روش کرافورد را پیاده سازی میکنند؟
اجرا کردن این روش ۴ مرحله دارد که به شرح زیر هستند:
گام اول کرافورد : آماده سازی
گام دوم کرافورد : توجیه اعضا
گام سوم کرافورد : تجزیه و تحلیل داده ها
گام چهارم کرافورد : بازخورد دادن به اعضا
در ادامه تمامی این مراحل را تک به تک به طور دقیق برسی میکنیم. اما قبل از آن مایلم تا نکته مهمی را در باره ایجاد تعاملات و مشارکت های گروهی در سازمان های بزرگ را خدمت شما عزیزان بگویم. روش های زیادی مانند روش کرافورد وجود دارد که میتوانید برای برقراری تعاملات فکری اعضای تیمتان استفاده کنید.
اما باید به این موضوع دقت کنید که برای هر فعالیتی با اهداف متفاوت، باید روش درست و مناسب با آن را استفاده کنید. برای مثال اگر قصد دارید با استفاده از طوفان فکری اعضای تیم، ایده های جدیدی را خلق کنید باید از روش کرافورد برای ایجاد آن مشارکت ها استفاده کنید. اما اگر . هدف شما از ایجاد مشارکت گروهی این است که در مورد مسئله خاصی، نظر اعضای تیم را بدانید، بهتر است از روش دلفی یا نسخه اصلاح شده رای گیری به شیوه بوردا استفاده کنید.
گام اول کرافورد : آماده سازی
در این مرحله باید دو موضوع را رعایت و اجرا کنید. شما باید قبل از زمان برگزاری مشارکت گروهی و یا جلسه، در مورد نحوه ارائه کردن مسئله و موضوع آن کمی تفکر کنید و یا به قول معروف آن را سبک و سنگین کنید. همچنین باید در مورد مراحل بعدی (منظور همان گام های دو و سه و چهار است)، کمی فکر کنید و سنجیده عمل کنید.
یک مدیر با درایت بدون فکر کردن به به مسیر کلی کشتی را به آب نمیاندازد. بهتر است برای حفظ پرستیژ و جدیت کار و نظم جلسه، قبل از برگزاری جلسه مورد نظر برگه های یادداشت را آماده کنید. البته باید این موضوع را همچنان در نظر داشته باشید که قرار است برای موضوع و یا چالشی که با آن برخورد کردید، هر کدام از اعضای تیم شما، تعداد مشخص و زیادی راه حل و ایده ثبت کنند.
گام دوم کرافورد : توجیه اعضای تیم
گام دوم در نتیجه استفاده از این روش اهمیت زیادی دارد، به خصوص اگر برای اولین برای قرار است از این روش در تیم و یا سازمانتان استفاده کنید و یا اینکه افراد تازه واردی در بین اعضای تیم خود دارید. اگر در همین گام های ابتدای استفاده از این روش درست و اصولی و فکر شده عمل کنید، میتوانید نتایج چشم گیر و دلخواهی را دریافت کنید که قطعا گسترش و رشد کسب و کارتان را تضمین می کنند.
یکی از افراد موفق در مورد استفاده از این روش این گونه توصیه کرده بود که، اول جلسه، مسئله مورد نظر را واضح و دقیق برای تمامی اعضا شرح دهید. بنابراین باید محیطی که قرا است در آن این فرایند را انجام دهید اهمیت بسیار زیادی دارد. بهتر است اتاق جلسه شرکت را انتخاب کنید و یا فضایی را در نظر بگیرید که تمام اعضا در آن احساس برابری کنند و بتوانند به روش یکسانی از گفته های شما استفاده کنند.
همواره سعی کنید در عین دقیق بودن و رعایت نکته بینی، تا جایی که امکان دارد موضوع را ساده بیان کنید. حتی میتوانید از عکس و فیلم و بنر نیز استفاده کنید. از هر روشی که احساس میکنید میتوانید موضوع را بهتر برای اعضای تیم توضیح دهید، استفاده کنید تا مسئله در ذهن افراد دقیق و درست جا بیافتد. اینگونه موتور ذهن آنها نیز با قدرت روشن میشود و میتوانند ایده های موفق را تولید کنند.
در این مرحله، در ادامه توضیحات خود، اضافه کنید که نحوه کار به صورت خواهد بود و آنها چگونه قرار است عمل کنند و چگونه قرار است بازخورد را دریافت کنند. به انها اجازه رویا پردازی و بلند پردازی را بدهید و از آنها بخواهید تا پا را فراتر از وظایف خود بگذارند و تفکراتشان با خلاقیت مخلوط کنند و لیستی از پیشنهادت و راهکارها را تهیه کنند.
نکته مهم:
یکی از افراد موفق در یکی از مصاحبه های خود که در باره اولین تجربه خود در استفاده از این روش بود، اینگونه توضیح داده بود:
اگر میخواهید از افراد تیم خود بهترین نتیجه را بگیرید و آنها با میل و اشتیاق فسفرهای ذهنی شان را برای ارائه بهترین راه کارها بسوزانند، باید برای آنها پاداشی را در نظر بگیرید که به وجد بیایند و تمام تلاش خود را بکنند.
او به عنوان پاداش برای فردی که بهترین ایده را ارائه دهد و بتوانند از آن ایده به سودهی برسند، دریافت ۱۰ درصد سود قرار داده بود. البته که شما میتوانید از روش های بهتری برای افزایش انگیزه در بین اعضای تیم خود استفاده کنید، اما به طور کلی، پاداش را فراموش نکنید!
گام سوم کرافورد : تجزیه و تحلیل داده ها
بعد از اینکه برگه های اعضا را جمع آوری کردید، زمان آن فرا رسیده است که ایده های آنها را برسی کنید و تحلیل کنید. قطعا در برگه هایی که دریافت میکنید، نظرات مشابه، یکسان و یا نزدیک بهم پیدا میکنید. مهم ترین کاری که باید در این مرحله انجام این است که برگه هاریا، در واقع افرادی را که ایده های مشابه و یا نزدیک به هم را داشند در یک دسته بندی قرار دهید.
همنین توصیه میشود که برگه هایی که حاوی ایده های یکسان هستند را به طور چداگانه دسته بندی کنید، زیاد این ایده ها از اهمیت و محوببیت بیشتری در بین اعضا و قطعا در آینده در بین مشتریان شما خواهد داشت.
حال با توجه به دسته بندی برگه ها، اعضای تیم را نیز به گروه های کوچکتر تقسیم کنید. گروه بندی دقیقا بر اساس تشابه ایده ها انجام میشود و باید افرادی که را نظراتشان به هم نزدیک هستند را در یک گروه قرار دهید. قطعا با توجه به تنوع شخصیت و تفکرات افراد، دسته بندی های متفاوتی را خواهید داشت. مثلا تصور کنید برای تبلغات محصول جدید خود به دنبال ایده های نوین و جذاب هستید.
از این روش برای جمع آوری ایده های متنوع و موثر استفاده میکنید و در نهایت به نتایجی نیز میرسید و باید اعضا را با توجه به لیست ایده هایی که ارائه کردند و تشابه ایده ها دسته بندی کنید. افراد هم ایده را در یک گروه قرار دهید و از آنها بخواهید تا در یک بازه زمانی مشخص باید به صورت گروهی بر روی ایده خود کار کنند و آن را ارائه دهند.
گام چهارم کرافورد: بازخورد دادن به اعضا
اینکه شما از ایده ها استفاده کنید و نتیجه بگیرید و بعد متناسب با آن به افرادی که در خلق آن ایده ها به شما کمک کرده اند، پاداش و یا بازخورد بدهید ممکن است زمان زیادی طول بکشد. اعضای تیم توقعات خودشان را دارند و میخواهند در کوتاه ترین زمان واکنش شما را نسبت به سخت کوشی و ارائه توانمندی های مضاف بر وظایف کاریشان ببینند. بنابر این هیچگاه این موضوع را فراموش نکنید که شما باید در طول جلسه یا بلافاصله بعد از آن، به تک تک افراد حاضر در جلسه بازخورد بدهید.
این موضوع اصلا اهمیتی ندارد که ایده اعضای تیم شما در عمل به کار برده شود یا نه، شما باید بازخورد فوری به مشارکت افراد و تلاش آنها، نشان دهید به گونه ای که کاملا واضح باشد و مشخص شود که کار آنها و تلاش هایشان برای شما ارزشمند بوده و جدی گرفته شده است. زمانی که بلاخره راه حل های پایانی را عملی کردید، به یاد داشته باشید که حتما دوباره سراغ اعضای تیم رفته و یک بار دیگر به آنها بازخوردی از اوضاع بدهید.
به قول یکی از افراد موفق اینگونه است که میتوانید یک سازمان موفق داشته باشید، قرار نیست با اعضای تیم خود همانند برادر و یا خواهر باشی، اما شما یک خانواده هستید و در حال تلاش برای یک هدف هستید. شاید اهداف افراد مجموعه ها با صاحبین کسب و کارها متفاوت باشد اما دقیقا هم راستا هستند . اگر میخواهید تیم شما همواره موفق باشد باید حس ارزشمند بودن و امینیت را به اعضای تیم خود بدهید.
از اینکه تا انتهای این مطلب همراه بودید از شما سپاس گزار هستیم. اگر تجربه ای در این زمینه دارید خوشحال میشویم آن را در بخش نظرات با ما درمیان بگذارید همچنین به دیگر مقالات ما که درباره ویژگی افراد موفق و الگوهای رفتاری آنها است نیز سر بزنید.
