برنامه ریزی و هدف گذاری همیشه رابطه مستقیمی با یکدیگر داشتند. شاید شما نیز این موضوع را در مقالات و مجله ها و یا کتاب های حوزه موفقیت زیاد شنیده یا دیده باشید که گفته شده، مهم ترین ابزاری که برای مسیر موفقیت نیاز دارید تا همیشه همراتان باشد، هدف گذاری است.
اما هدف گذاری خودش به تنهایی نمیتواند کاملا مؤثر واقع شود و نیاز به مکمل خودش دارد. مهم ترین و کاربردی ترین ابزاری که باعث میشود استراتژی هدف گذاری تاثیر گذار باشد، برنامه ریزی روزانه است.
در یکی از مجله های حوزه موفقیت درباره اهمیت و تاثیر شگفت انگیز برنامه ریزی روزانه و هدف گذاری این چنین نوشته بود: “هدفی که برای آن برنامه ریزی نکنید تنها یک آرزو باقی میماند.”
برنامه ریزی روزانه اهمیت و فواید مثبت زیادی دارد، بنابراین توصیه میشود برای شروع هر کاری در ابتدا هدف گذاری درست و بعد از آن نیز برنامه ریزی اصولی داشته باشید.
تنها داشتن یک برنامه ریزی شما را به موفقیت نمیرساند و برنامه ای موفق خواهد بود که درست و اصولی باشد. برخی میگویند، ما هدف گذاری را انجام داده ایم و برایش برنامه ریزی نیز طرح کردیم، اما باز هم نتیجه ای نگرفته ایم! به نظر شما در اینجا مشکل چه چیزی میتواند باشد؟
قطعا در تلاش و توانایی های شما هیچ گونه شکی نیست. مشکل اصلی مربوط به برنامه شما است که اصولی طراحی نشده است. یک برنامه ریزی روزانه موفق و مؤثر، ویژگی ها و تکنیک هایی دارد که باید آنها بدانید و رعایت کنید تا نتایج چشم گیر آن را در زندگی تان ببینید.
اما قبل از اینکه به بررسی این تکنیک ها بپردازیم باید از فواید درخشان و مؤثر هدف گذاری به همراه برنامه ریزی مطلع شوید. همچنین هرگز فراموش نکنید که هدف گذاری و برنامه ریزی دو موضوع مهم و جدا نشدنی در زمینه موفقیت هستند. در ادامه با ما در سایت متا راز همراه باشید.
فایده داشتن برنامه ریزی روزانه چیست؟
برنامه ریزی انواع مختلفی دارد که این تنوع را بازه های زمانی آن تعیین میکند. این بازه های زمانی به صورت روزانه، ماهانه، ۳ ماهه، ۶ ماهه، سالانه، ۵ ساله و موارد متنوع بسیار دیگری است. اما محبوب ترین و مؤثر ترین نوع آن، برنامه ریزی روزانه است.
تمام افراد موفق بر این باور هستند که اگر افراد، برنامه ریزی روزانه نداشته باشند، نمیتواند در برنامه های دیگر خود موفقیت کسب کنند. فواید داشتن یک برنامه منظم و اصولی به شرح زیر است:
داشتن یک برنامه روزانه به صرف جویی در زمان، انرژی و هزینه های ما بسیار کمک کننده است.
اگر به صورت روزانه برای خودمان برنامه ریزی کنیم، از سردرگمی و مسیرهای اشتباه دور میشویم.
یک برنامه روزاه درست و کاربردی و مهم تر از همه واقع بینانه، رسیدن به تمامی اهداف ما را امکان‌پذیر میکند.
برنامه داشتن حتی در شرایط بحرانی نیز به کمک ما می‌آید و در مدیریت و کیفیت عملکرد ما تاثیر زیادی میگذارد.
اگر مواردی را که در ادامه برایتان توضیح میدهم در نحوه طراحی برنامه هایتان رعایت کنید، مطمئن باشید که هیچ چیزی بین شما و هدف هایتان نمیتواند قرار بگیرید. این ۶ تکنیک را برای هر نوع برنامه ریزی برای اهداف تحصیلی، کسب و کار و حتی اهداف شخصی نیز میتوانید استفاده کنید و نتیجه بگیرید.
۶ نکته ای که باید در برنامه ریزی روزانه رعایت شود عبارت اند از:
کارهایتان را اولویت بندی کنید
هر شب برنامه روز بعدی را تعیین کنید
تعیین بازه زمانی که بیشترین راندمان را دارید
به طور منظم برنامه را چک کنید
زمان‌بندی دقیق برنامه تا حد امکان
استفاده از تکنیک ۳۰ دقیقه
کارهایتان را اولویت بندی کنید
هر شخصی در طی روز کارهایی دارد که باید تا پایان آن روز به اتمام برساند. برای انکه بتوانید زمانی را که در یک روز در اختیار دارید به گونه ای استفاده کنید که به تمامی کارهایتان برسید، باید در اولین قدم کارهایتان را دسته بندی کنید.
تمامی کارهای شما باید در دو دسته، کارهای ساده و کارهای سخت قرار بگیرند. ممکن است چند سؤال ذهنتان را درگیر کرده باشد، مثلا چرا دو دسته؟ این دو دست په بندی با یکدیگر چه تفاوت هایی دارند؟ درجه اهمیت کدام یکی از دسته ها بیشتر است؟
جواب سؤال های بالا به میزان توجه و قدرت شما در انجام کارها مربوط میشود. در واقع دسته بندی بر همین اساس تشکیل شده است تا در نهایت در آخر روز شما توانسته باشید تمام کارها را به نحو احسنت انجام داده باشید.
کارهای ساده مانند، بررسی کردن ایمیل های روزانه، قرارهای کاری، بررسی رفت و آمد های روزانه و موارد این چنینی است. مهم ترین ویژگی این دسته از کارها و تفاوت آن با دسته دوم این است که شما برای انجام دادن آن ها نیازی به مهارت و توانایی خاصی ندارید.
اما دسته دوم شامل چه مواردی میشود و چه ویژگی هایی دارد؟ دسته دوم در اولویت بالاتری نسبت به دیگر کارها قرار دارند زیرا پیچیده‌تر هستند و شما برای انجام آن ها باید از توانایی هایتان استفاده کنید.
هر شب برنامه روز بعدی را تعیین کنید
این کار یک دلیل محکم و قوی دارد که بر روی میزان کیفیت روز شما تاثیر مستقیم دارد. شما نمیتوانید در همان روزی که قرار است کارهایتان را انجام دهید برنامه ریزی روزانه را نیز انجام دهید.
اول از همه زمان زیادی را از شما میگیرد و شما برای انجام همه کارهایتان دچار کمبود زمن میشوید و در نهایت مجبور به حذف برخی از کارهاتان در طی روز میشوید و این کار با موفقیت بسیار فاصله دارد.
دومین موضوع این است که، به دلیل جلوگیری از اتلاف وقت شما با عجله لیست کارها را یادداشت میکنید و نمیتوانید سازمان دهی وقت درستی برای آنها انجام دهید و در نهایت اخر روز نیمی از کارهایتان انجام نشده باقی میماند.
اما اگر همین کار را در شب قبل انجام دهید، از آنجایی که کارهای روزتان را به پایان رساندید، با خیال راحت و بدون هیچ عجله و نگرانی و با دقت، لیست کارها را تهیه میکنید و زمان‌بندی های درستی برای آنها در نظر میگیرید.
لازم است که در مورد زمان‌بندی ها مسئله ای را خدمتتان عرض کنم. مدیریت زمان شما باید به گونه ای باشد که در صورت مواجه شدن با هر کدام از آنها بتوانید بدون این که به اصل برنامه خللی وارد شود، تغییراتی را در آن ایجاد کنید. یکی از ویژگی های مهم یک برنامه ریزی روزانه درست و اصولی، انعطاف‌پذیر بودن آن است.
تعیین بازه زمانی که بیشترین راندمان را دارید
هر شخصی در طی ۲۴ ساعت روز، یک بازه زمانی دارد که در آن بازه میزان کارهایی که انجام میدهد حتی از کل روز نیز بیشتر است. به قول معروف میگویند راندمان و یا بازدهی کاری ما در این ساعات از روز بیشتر از دیگر اوقات است.
طبق بررسی های انجام شده، بیشترین راندمان و بازدهی افراد در ساعات ابتدایی روز قرار دارد. برای مثال طبق آمار به دست آمده ساعات پر بازده هر فرد از ۷ تا ۱۱ است. یعنی میزان کاری که افراد در این بازه زمانی از روز انجام میدهند هم از کیفیت بالاتری بهره‌مند هستند و هم اینکه حجم بیشتر و سنگین تری دارند و تخصصی تر هستند.
توصیه میشود که بازه زمانی که در آن راندمان و بازدهی بالاتری دارید را مشخص کنید و سعی کنید اکثر کارهایی را که در دسته بندی کارها در دسته دوم قرار دادید در این زمان انجام دهید تا نتایج بهتری بگیرید.
به طور منظم برنامه را چک کنید
خیلی از افراد از این موضوع ناراضی هستند که با وجود برنامه ریزی روزانه قوی که انجام دادند باز هم در آخر روز مواردی وجود دارند که انجام نشدند و به طور کل آن را فراموش کردند.
بخاطر این که دیگر چنین تجربه ای را نداشته باشید باید از این تکنیک مهم پیروی کنید. باید به طور مداوم برنامه خود را بررسی کنید تا کاملا بر روی برنامه تسلط کافی را داشته باشید. در این صورت کاری انجام نشده باقی نمیماند و شما نیز در ادامه راه با احساس بهتر و انگیزه قوی ادامه میدهید.
با دیدن اینکه تا اینجای روز چه میزان از پیشرفتی داشتید انرژی مضاعف میگیرید و تا آخر روز خسته نمیشوید. همین احساس رضایت باعث تقویت اعتماد به نفس شما نیز میشود.
زمان‌بندی دقیق برنامه تا حد امکان
یکی از مواردی که در اکثر برنامه ها مشاهده نمیکنید، رفت و آمد ها هستند. خیلی از افراد رفت و آمد ها را در گروه کارهایشان قرار نمیدهند و در آخر از اینکه زمان‌بندی آنها دچار اختلال شده است شکایت میکنند.
اگر یادتان باشد در ابتدای این مطلب و در اولین تکنیک برنامه ریزی روزانه به شما گفتم که کارهایتان را دسته بندی کنید و در دو دسته کارهای ساده و پیچیده قرار دهید.
درنهایت رفت و آمدها جزئی از روزمره شما هستند بنابراین نمیتوانید از آنها چشم پوشی کنید. پس باید آنها را نیز در دسته بندی های روزانه خود قرار دهید و زمان‌بندی تخمینی تقریبا دقیق برای آنها در نظر بگیرید. همانطور که در بالا نیز گفته شد، رفت و آمدها در دسته بندی اول یعنی کارهای ساده قرار میگیرند.
استفاده از تکنیک ۳۰ دقیقه
چندی پیش درحال مطالعه کتابی بودم که نام آن را بخاطر ندارم اما نکته ای جالب در آن یاد گرفتم که هیچگاه فراموش نمیکنم. در این کتاب به گفته یکی از بزرگان حوزه موفقیت که فردی فرهیخته بود، تکنیک ۳۰ دقیقه یکی از مهم ترین و مؤثر ترین تکنیک هایی است که اکثر افراد موفق جهان از آن استفاده میکنند.
این کار برای افرادی که در زمان‌بندی برای برنامه ریزی روزانه کارهای روزانه خود مدام با مشکل مواجه میشوند بسیار عالی است. به این صورت که شما باید روز هایتان را به بخش های ۳۰ دقیقه ای تقسیم کنید. در این صورت است که میتوانید به راحتی بررسی کنید برای انجام هر کار چند بخش لازم دارید.
بعد از مدتی که از این روش استفاده کردید کاملا راحت و آسان میتوانید زمان‌بندی های دقیقه را برای برنامه هایتان تعیین کنید و انجام کارهای روزانه تان لذت ببرید.
