مدیریت زمان فرآیند برنامه ریزی و اعمال کنترل آگاهانه زمان صرف شده برای فعالیت‌های خاص است.
این فرآیند یک مهارت قابل پرورش بوده که به شما کمک می‌کند تا از روز خود استفاده حداکثری داشته باشید.
مدیریت زمان خوب منجر به بهبود کارایی و بهره وری روزانه، استرس کمتر و موفقیت در زندگی می‌شود.
در این مقاله متا راز به بررسی راهکارهای چگونگی مدیریت زمان می‌پردازیم.
استفاده بهینه از زمان
برای استفاده بهینه از زمان کافی است چند ترفند ساده در عین حال مهم را بیاموزید. این راهکارهای مؤثر شامل موارد ذیل است. همچنین میتوانید مقاله اشتباهات رایج در مدیریت زمان و جلوگیری از وقوع آنها را مطالعه کنید
۱-ایجاد محیط مناسب برای کار
محیطی که در آن کار می‌کنید می‌تواند به بهره وری کلی شما کمک کند.
قوانین سخت و دشواری در مورد محیط کار وجود ندارد.
بنابراین تلاش کنید آنچه را که برای شما راحت تر است انتخاب نمایید.
اطراف خود را با تزیینات الهام بخش احاطه کنید.
سبک چیدمان مورد علاقه خود را بشناسید و محیط اطرافتان را بر اساس آن دکور کنید.
مثلاً اگر یک هنرمند خاص به شما انگیزه می‌دهد، میتوانید از آثار او در چیدمان فضای داخلی استفاده کنید.
سعی کنید فضایی که برای کار انتخاب می‌کنید مکانی آرام و پر نور باشد. از کار کردن در مقابل مسیر رفت و آمد یا تلویزیون جدا پرهیز نمایید.
سعی کنید قبل از شروع هرکاری یک فهرست کاری بر اساس اولویت تهیه کنید.
این فهرست یک ابزار عالی برای سازمان‌دهی کارهای با اهمیت است.
هنگام نوشتن لیست، کارهای خود را بر اساس میزان اهمیت آنها دسته بندی نمایید.
مثلاً میتوانید این دسته بندی را به صورت فوری، مهم و کم اهمیت انجام دهید.
این ترفند یکی از مهم ترین و بهترین راهکارها به‌منظور مدیریت زمان است.
با استفاده از این فهرست میتوانید روز خود را به چند بخش تقسیم کنید.
ابتدا برای انجام کارهای فوری، پس از آن کارهای مهم و درنهایت مسائل کم اهمیت زمان صرف نمایید.
۳-ابتدا کارهای فوری را انجام دهید
اتمام وظایف فوری در ساعات ابتدایی روز، باعث می‌شود احساس موفقیت در زندگی داشته باشید.
این ترفند کمک شایانی به کاهش استرس خواهد کرد.
اگر ۵ ایمیل دارید که باید به آنها پاسخ دهید این کار را به محض ورود به دفتر انجام دهید.
تلاش کنید قبل از شروع کارهای اولویت دار خود، از هرگونه معاشرت غیرضروری با همکاران بپرهیزید.
۴-از زمان خود بهینه استفاده کنید
اگر فرد پر مشغله‌ای هستید میتوانید از زمان‌های استراحت خود حداکثر استفاده را ببرید.
حین رفت و آمد با وسایل نقلیه عمومی یا ایستادن در صف نانوایی، میتوانید ایمیل‌های خود را پاسخ دهید.
اگر دانشجو هستید و فرصت مطالعه چندانی ندارید میتوانید از کتاب‌های صوتی یا سخنرانی‌های ضبط شده بهره ببرید.
زمان صرف ناهار یا حین رانندگی بهترین فرصت برای بهره وری از این منابع است.
۵-چند کار را با هم انجام ندهید
بسیاری از مردم تصور می‌کنند چند وظیفه داشتن راهکاری عالی برای انجام افزایش بهره وری و مدیریت زمان است.
آگاه باشید که تمرکز بر چندین کار به طور همزمان، باعث کاهش بهره‌وری شما می‌گردد.
در این شرایط مطمئن باشید که انجام کارها از حد معمول بیشتر طول خواهد کشید.
به خاطر داشته باشید که در این صورت به هیچ وجه توجه کامل ندارید.
به جای این روش اشتباه، روی یک کار متمرکز شوید. با این روش علاوه بر مدیریت زمان صحیح، از انجام کار لذت خواهید برد.
۶-به حداقل رساندن عوامل حواس پرتی
در اصول مدیریت زمان، برخی از عوامل به عنوان عوامل حواس پرتی شناخته می‌شوند.
به منظور افزایش بهره وری روزانه باید منابع حواس پرتی را به حداقل برسانید.
در ادامه به بررسی هرکدام از این منابع می‌پردازیم.
۷-تلفن همراه خود را خاموش کنید
سعی کنید چند ساعت در روز از تلفن همراه استفاده نکنید و حتی‌الامکان آن را خاموش نمایید. متأسفانه افراد زیادی این روزها بهترین ساعات روز خود را صرف استفاده از تلفن همراه می‌کنند.
برای همه ما بسیار پیش آمده که حین انجام کاری مرتباً پیام و ایمیل‌های شخصی را چک کنیم.
به خودتان لطف کنید و زمانی را که در حال انجام کاری هستید، تلفن همراهتان را خاموش نمایید.
اگر منتظر تماسی هستید و نمی‌توانید گوشی خود را خاموش کنید، اندکی آن را دورتر از دسترس قرار دهید.
زمانی که تلفن همراه در فاصله دورتری نسبت به شما قرار داشته باشد، احتمال استفاده از آن کمتر خواهد بود.
به منظور افزایش بهره وری اعلان‌های برنامه‌هایی که برای شما ضروری و فوری نیستند خاموش یا بی صدا کنید.
۸-مرورگرهای غیر ضروری را ببندید
این روزها بسیاری از افراد برای انجام کارهای اداری از رایانه و اینترنت استفاده می‌کنند.
همین امر سبب می‌شود تا آنها همزمان از شبکه‌های اجتماعی مانند فیس‌بوک، توییتر و پینترست استفاده نمایند.
این استفاده ناصحیح بر مدیریت زمان شما تأثیر منفی می‌گذارد.
عادت کنید به محض شروع کار با اینترنت، صفحات شبکه‌های اجتماعی را ببندید.
سعی کنید تمام تمرکز خود را به سایت‌های کاری معطوف نمایید تا دچار حواس پرتی نشوید.
خود را به چالش بکشید و فقط یک یا دو پنجره مرورگر را در یک زمان باز کنید.
۹-تا حد امکان از وقفه در کار جلوگیری کنید
وقفه در کار جریان فعالیت شما را کند می‌کند. اگر میانه کار هستید و برای انجام کار دیگری اقدام کردید، آگاه باشید که بازگشت به کار دشوار است.
هنگامی که مشغول به کاری هستید سعی کنید آن را به طور کامل انجام دهید. بعد از اتمام کار فعلی، کار جدیدی را آغاز نمایید.
مثلاً حین انجام کار به یاد می‌آورید که باید پاسخ یک ایمیل را می‌دادید.
کار را متوقف نکنید بلکه روی برگه برای خود یادداشت بگذارید که پس از اتمام کار به ایمیل رسیدگی نمایید.
به خاطر داشته باشید که گاهی اختلال اجتناب ناپذیر است.
مثلاً اگر حین انجام کار یک تماس فوری دریافت کردید قطعاً باید پاسخ دهید. با این حال تمام تلاش خود را در جهت کاهش وقفه بین کار به کار گیرید.
پایبندی به برنامه روزانه
مدیریت زمان بدون پایبندی به برنامه روزانه امکان‌پذیر نیست.
به منظور افزایش بهره وری و موفقیت در زندگی می‌بایست چند ترفند مهم را به کار گیرید.
۱-از تقویم دیجیتالی استفاده کنید
امروزه بشر از تمام ابعاد تکنولوژی برای پیشبرد اهداف خود و موفقیت در زندگی استفاده می‌کند.
دنیای دیجیتال تا حد زیادی به این هدف کمک کرده است.
یکی از ابعاد مورد توجه تکنولوژی، مدیریت زمان است. انجام بسیاری از فعالیت‌ها امروزه در کوتاه ترین زمان ممکن صورت می‌پذیرد.
تقویم‌های دیجیتالی یک ابزار عالی برای مدیریت زمان و پیگیری قرار ملاقات یا برنامه‌های روزانه به شمار می‌روند.
شما میتوانید از تقویم‌های موجود در رایانه‌های شخصی و تلفن‌های همراه به این منظور استفاده نمایید.
سعی کنید یک هشدار تنظیم کنید تا در موعد مقرر برنامه مورد نظر برای شما یادآوری گردد.
اگر می‌خواهید کارهای شما جلوی نظرتان باشند از تقویم‌های کاغذی یا دفترهای برنامه‌ریزی استفاده نمایید.
این دفترها در طرح‌ها و رنگ‌های متنوع در کتاب فروشی‌ها موجود است.
به شما پیشنهاد می‌کنیم ابتدای هر سال برای خود یک سررسید یا دفتر برنامه ریزی تهیه کنید.
اهداف، کارهای روزانه و هرآن چه تصمیم به انجام آن را دارید در آن یادداشت نمایید.
این شیوه علاوه بر مدیریت زمان به ایجاد انگیزه، افزایش بهره وری و موفقیت در زندگی کمک می‌کند.
۲-زمان‌هایی کار کنید که بیشتری بهره وری را دارید
افراد مختلف در ساعات مختلفی از روز عادت به کار کردن دارند.
سعی کنید بهترین زمان روز را برای انجام هر کار صرف کنید.
این ترفند قطعاً به افزایش بهره وری شما کمک می‌کند.
مثلاً اگر صبح‌ها پرانرژی هستید، سعی کنید عمده کار خود را به صبح موکول نمایید.
شبها میتوانید وقت خود را با خانواده سپری کنید یا ساعاتی را برای انجام کارهای لذت بخش در نظر بگیرید.
شناسایی ساعت پیک انرژی به منظور مدیریت زمان ممکن است اندکی طول بکشد.
تلاش کنید سطح انرژی و تمرکز خود را طی یک هفته بررسی نمایید.
این ترفند به شما در یافتن زمانی که بیشتری بازدهی را دارید کمک می‌کند.
۳-سی دقیقه اول صبح، بهترین زمان برای برنامه ریزی
در اصول مدیریت زمان، ۳۰ دقیقه اول صبح دقایق طلایی محسوب می‌شود.
به محض برخاستن از خواب، به کارهایی که باید در طول روز انجام دهید فکر کنید.
سعی کنید یک طرح کلی از فعالیت روز خود ترسیم نمایید.
تک‌تک تعهدات کاری وظایف خانوادگی و تفریحات خود را در نظر داشته باشید.
این ترفند به طرز چشمگیری سبب افزایش بهره وری روزانه می‌گردد.
۴-زمان‌های استراحت را از پیش تعیین کنید
هیچ‌کس نمی‌تواند بی وقفه و به طور مداوم کار کند. هیچ اشکالی ندارد که گاهی وقفه‌های کوچکی در کار ایجاد کنید.
این وقفه‌های کوتاه احتمال خروج شما از مسیر مدیریت زمان را کاهش می‌دهد.
با این حال سعی کنید برای این وقفه‌ها و زمان‌های استراحت نیز برنامه ریزی داشته باشید.
مثلاً برنامه ریزی کنید که هر روز یک ساعت به خوردن ناهار و معاشرت با دوستان اختصاص دهید.
نیم ساعت تلویزیون تماشا کنید یا با دوستی تماس بگیرید و جویای احوالش شوید.
تلاش کنید زمان‌های استراحت بیش از آنچه پیش بینی کرده‌اید نشود.
در صورتی که از برنامه عقب بمانید علاوه بر از دست دادن زمان، دچار استرس و اضطراب نیز خواهید شد.
۵-آخر هفته‌ها کمتر کار کنید
تعطیلات آخر هفته برای استراحت، تفریح و سرگرمی است بنابراین زیاده روی نکنید.
برای آخر هفته سعی کنید کار کمتری در نظر بگیرید.
مثلاً آخر هفته را به بررسی مختصر ایمیل‌ها اختصاص دهید یا بر کارهای هفته آینده مرور کوتاهی داشته باشید.
۶-خواب کافی فراموش نشود
خواب کافی یکی از مهمترین اصول افزایش بهره وری و مدیریت زمان میباشد.
پایبندی به یک برنامه خواب ثابت و مفید بسیار مهم است.
یک برنامه خواب خوب تضمین می‌کند که شما صبح زود از خواب بیدار شوید و برای آن روز آماده باشید.
برای حفظ برنامه خواب، هر روز در یک ساعت خاص به رخت خواب بروید.
سعی کنید آخر هفته نیز به این مقررات پایبند باشید. بدن هر فرد با چرخه خواب سازگار می‌شود.
شما هنگام خواب احساس خستگی می‌کنید و صبح‌ها پرانرژی هستید.
کلام آخر
امروزه برای داشتن یک سبک زندگی سالم و شاد باید به اصول مدیریت زمان آگاه بود.
مدیریت زمان نه تنها در افراد بزرگ‌سال، بلکه در کودکان و نوجوانان نیز سبب افزایش بهره وری و موفقیت در مراحل مختلف زندگی و تحصیلی می‌گردد.
با چند ترفند ساده که در این مقاله بررسی شد شما میتوانید سکان زندگی خود را در دست بگیرد.
مدیریت زمان و عمل به برنامه ریزی تا حد زیادی از استرس و اضطراب‌های روزانه می‌کاهد.
سعی کنید این مهارت بسیار مهم را فرا بگیرید و به فرزندانتان نیز بیاموزید.
