اشتباهات رایج در مدیریت زمان و جلوگیری از وقوع آن‌ها

مدیریت زمان کلید بهره وری و اثربخشی در انجام کارها است.
به همین دلیل است که مدیریت زمان دغدغه ی بسیاری از افراد می‌باشد.
همه به این مسئله آگاهی دارند که برای انجام موفق امور شخصی و کاری خود در زندگی، نیاز به مدیریت زمان دارند. غالبا ضعف در مدیریت زمان و برنامه ریزی می‌تواند ما را در انجام کارهایمان دچار دردسر کند.

مدیریت زمان یک مبحث و عنوان کلی است و شامل مجموعه ای از مهارت‌ها، چالش‌ها و مسائل می‌باشد.

اگر متوجه شدید که مرتبا در مدیریت زمان مرتکب اشتباه می‌شوید، باید قدم‌های مشخصی برای تغییر آن بردارید.
بطور کلی همیشه برخی افراد یکسری اشتباهات رایج در مدیریت زمان را دارند.

خوشبختانه می‌توان این مشکل را با کمی‌تلاش و تمرکز حل کرد. البته این نکته را نیز باید مد نظر داشته باشید که گاهی ضعف در برنامه‌ها و اقدامات باعث کمبود زمان می‌شود.

بنابراین نباید هر مشکلی را در راستای نرسیدن به اهداف خود به ضعف در مدیریت زمان ربط داد.

در ادامه گام‌هایی را جهت رفع اشتباهات رایج در مدیریت زمان برایتان ارائه می‌دهیم.
شما می‌توانید با مطالعه آن‌ها ضعف‌های موجود در مدیریت زمان خود را برطرف کنید. با ادامه این مقاله همراه ما باشید.

یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان: نداشتن لیست انجام کارها 

قبل از شروع انجام کارهایتان، یک لیستِ “برای انجام” تهیه کنید.
ممکن است فقط به فکر شروع کار باشید و فکر کنید تهیه یک لیست وقت گیر است و سرعت شما را کند می‌کند.
ولی تصور اشتباهی دارید و همین امر یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان می‌باشد.

تهیه لیست انجام کارها برای اکثر مردم وقتی که کارهای زیادی برای انجام دادن دارند، مفید و موثر است. انجام این کار یک نکته کلیدی در روند موفقیت در انجام امور است.

فهرستی تهیه کرده و سیستمی‌ایجاد کنید تا بدانید سطح اولویت هر مورد چیست. برخی از افراد از سیستم و کد گذاری A تا F استفاده می‌کنند. که به معنای بیشترین اولویت تا کمترین اولویت است. کد A دارای بیشترین اولویت انجام است و کد F دارای کمترین میزان اولویت.

بنابراین هرچه از A به F نزدیکتر می‌شویم، اولویت و اهمیت انجام آن کار کاهش می‌یابد. حتما در اینجا متوجه شدید که باید اهمیت کارهای پیش روی خود را نیز ارزیابی کنید.

بطور مثال تعیین ضرب الاجل انجام یا تحویل کارها یک فاکتور عالی برای تعیین اولویت انجام هر کار است. وظایف بزرگ و بلند مدت را به مراحل کوچکتر تقسیم کنید.

لیست‌هایی برای روزها یا هفته‌های آینده تهیه کنید. اگر یک مورد نیم ساعت طول بکشد اما مورد دیگر چند ماه طول بکشد، باید راهی را برای نشان دادن آن در لیست خود تعیین کنید.

اپلیکیشن  مدیریت زمان کلیک کنید

به لیستی که تهیه کردید پایبند باشید 

در لیستی که تهیه کرده اید ابتدا به موارد با اولویت بالا پایبند باشید. با انجام کارهای آسان و یا کارهایی که در ابتدا جذاب تر هستند، از مسیر خود خارج نشوید. اجازه ندهید عوامل دیگر نظیر آسان تر یا جذاب تر بودن شما را از اولویت‌های کاری دور کند. این نکته نیز یکی دیگر از اشتباهات رایج در مدیریت زمان است.

همچنین باید بدانید که بین اهمیت و فوریت تفاوت وجود دارد.

اکثر افرادی که در مدیریت زمان عالی هستند می‌توانند این تمایز را قائل شوند و بر اساس آن عمل کنند. وقتی کارها را بر اساس احساس فوریت انجام می‌دهید، اجازه می‌دهید زمان شما به جای نیازهای خود، توسط نیازهای دیگران کنترل شود.

در عوض بر اساس اهداف شخصی خود، میزان اهمیت یک کار مشخص را ارزیابی کنید. گاهی فوریت بهانه ای می‌شود برای به تعویق انداختن کاری که مهمتر اما دشوارتر است.

اگر نمی‌دانید کاری که به آن اولویت بالا اختصاص می‌دهید صحیح می‌باشد یا نه، از خود بپرسید آیا کار فعلی شما را به هدف و چشم انداز واقعی شما نزدیک می‌کند یا خیر.

به دوش کشیدن همه چیز؛ یکی دیگر از اشتباهات رایج در مدیریت زمان 

با تلاش برای انجام هر کاری به تنهایی خود را دچار مشکلات نکنید.

جنبه‌های یک پروژه یا کار را پیدا کنید که می‌توانید برون سپاری کنید. یا اینکه به همکاران یا کارمندانی که به آن‌ها اعتماد دارید انجام برخی کارها را واگذار کنید.

هرچه بیشتر تفویض اختیار کنید، زمان بیشتری برای کارهای دیگر خواهید داشت. احتیاجی نیست تمامی‌جنبه‌های یک کار را به تنهایی به دوش بکشید.

وظایفی را واگذار کنید که به راحتی بدون دخالت شما انجام می‌شود.

به این فکر کنید که مهارتها و ویژگی‌های خاص شما چیست و چگونه به بهترین نحو از آن‌ها استفاده می‌شود. سپس می‌توانید روی آن‌ها تمرکز کنید و برخی از امور را به افراد دیگر بسپارید.

اگر به سختی می‌توانید کارها را به دیگران بسپارید، سیستم‌هایی ایجاد کنید تا بتوانید نظارت خود را حفظ کنید. اطمینان از انتخاب درست فرد مورد نظر جهت انجام کار و ایجاد سیستم مدیریتی، راه مطمئنی برای محول کردن برخی وظایف به دیگران است.

به عنوان مثال، یک جلسه هفتگی برای بررسی کارهایی که در غیاب شما انجام شده است، داشته باشید. یا اینکه بصورت روزانه یا هفتگی از طریق ایمیل یا سایر بسترهای ارتباطی از افراد گزارش عملکرد بخواهید. بدین ترتیب در جریان انجام امور قرار می‌گیرید.

یکی دیگر از اشتباهات رایج در مدیریت زمان پذیرفتن هر چیزی است

از گفتن “بله” در مواقعی که نباید، پرهیز کنید. این عالی است که بخواهید خودتان را به چالش بکشید.

با این حال، بسیاری از مردم گاهی به چیزهایی بله می‌گویند که در واقع توانایی تکمیل آن‌ها را در حد توان خود ندارند. به همین دلیل باید نه گفتن را در مواقع ضروری یاد بگیرید.

در غیر این صورت باید وقت بسیاری را صرف یادگیری و تکمیل توانایی‌های خود کنید. همین امر شاید در ظاهر امر ساده بنظر برسد، اما وقتی که در عمل وارد آن می‌شوید شدیدا گیج می‌شوید و حتی نمی‌دانید که از کجا باید شروع کنید.

همچنین اگر می‌توانید، یاد بگیرید که به چیزهایی که دوست ندارید نه بگویید. زیرا وجود علاقه به مسئولیت‌های خود باعث می‌شود که آن‌ها را به موقع و بدون تاخیر انجام دهید.

تعیین مرزهای کاری نیز مهم است. با تعیین مرز شما به دیگران نشان می‌دهید که قرار نیست بار کاری آن‌ها را نیز به دوش بکشید. اگر در تعیین مرزها کوتاهی کنید، دیگران به احتمال زیاد کارهای مختلفی را روی شما تلنبار می‌کنند.

همین امر حفظ مدیریت زمان را دشوارتر می‌کند. ترس از تعیین مرز نیز از اشتباهات رایج در مدیریت زمان می‌باشد. این معقوله را جدی بگیرید تا هم از وقت شما سوء استفاده نشود و هم اینکه بتوانید بدون استرس مضاعف به تمامی‌امور خود رسیدگی کنید.

سعی کنید زمان را از دست ندهید

یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان، از دست دادن زمان است. وقت شما ارزشمند است. اجازه ندهید به سادگی هدر رود.

برای جلوگیری از تلف شدن وقت خود باید بتوانید زمان خود را عاقلانه تر بگذرانید. وقتی تمامی‌کانال‌های صرف وقت خود را در روز شناسایی کنید متوجه که وقت شما دقیقا در چه جاهایی صرف می‌شوید.

در این نقطه حتما شگفت زده می‌شوید که در برخی امور ساده چقدر می‌توانید صرفه جویی وقت داشته باشید. بنابراین تعجب کنید و ببینید چه چیزی را می‌توانید از روز خود کم کنید و چقدر وقت اضافی می‌توانید برای خود اختصاص دهید.

یک ساعت بزرگ را قابل مشاهده برای خود داشته باشید. البته به آن دسته از افرادی که با دیدن ساعت و گذران وقت دچار تشویش شدید می‌شوند، این کار توصیه نمی‌شود.

جالب است بدانید در برخی افراد علائم بصری در گذراندن وقت تاثیر دارد. یعنی اینکه ساعت آنالوگ باشد یا دیجیتال، در چگونگی مدیریت زمان توسط فرد موثر است.

بنابراین بهتر است واکنش خود را نسبت به این مسئله بسنجید. می‌توانید از رایانه یا تلفن خود برای “ورود به ساعت” و “خروج از ساعت” برای یک کار خاص استفاده کنید. ساعات و دقیقه‌هایی را که برای انجام یک کار مشخص صرف می‌کنید را بنویسید.

این به تنهایی به احتمال زیاد تمرکز و مدیریت زمان شما را بهبود می‌بخشد. بطور کلی کنترل زمان خود یکی از اصلی ترین راه‌های جلوگیری از اشتباهات رایج در مدیریت زمان می‌باشد.

یاد بگیرید که انجام هر چیزی چقدر زمان می‌برد

بسیاری از مردم بارها و بارها با ندانستن زمان انجام کارها برنامه ریزی نمی‌کنند. همین امر یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان می‌باشد. پیگیری زمان خود یک راه عالی برای یادگیری این است که وظایفی که در پیش دارید واقعا چقدر زمان می‌برد.

به عنوان مثال برای انجام این کار می‌توانید پروژه‌های گذشته را مرور کنید.

سپس در نظر بگیرید که آیا زمان کافی برای تکمیل کارها را بر اساس مدت زمانی که در گذشته اختصاص داده اید داشته اید یا خیر. یکی از عادات افراد موفق در به پایان رساندن کارها این است که در تخمین زمان انجام کارهای خود موفق عمل می‌کنند.

نکته: در محاسبه زمان انجام کارهای خود، مقداری وقت را برای رفع اتفاقات غیر منتظره لحاظ کنید. در این حالت اگر مشکلی پیش آید، خلل بزرگی در برنامه‌های شما پیش نمی‌آید و راحت تر می‌توانید موانع احتمالی را رفع کنید.

به عهده گرفتن چند وظیفه از اشتباهات رایج در مدیریت زمان می‌باشد

از انجام چند وظیفه بطور همزمان خودداری کنید. متاسفانه انسآن‌ها واقعا به گونه ای خلق شده اند که بر یک کار متمرکز شده و آن را در یک زمان تکمیل کنند.

فکر نکنید که با انجام چندین کار بصورت همزمان، در وقت خود صرفه جویی می‌کنید. چند وظیفه ای بودن به احتمال زیاد منجر به عدم تمرکز و عملکرد ضعیف در افراد می‌شود.

به عنوان مثال هنگام کار کردن، ایمیل خود را باز یا تلفن همراه خود را روی حالت صدا دار نگذارید. هشدارهای این موارد شما را از خط کاری خود خارج می‌کند. روی کار موردنظر تمرکز کنید و زمان دیگری را برای پاسخگویی به ایمیل‌ها، پیامک‌ها و غیره اختصاص دهید.

اهداف خود را تعیین کنید 

بسیاری از مردم یک هدف خود را شروع می‌کنند. اما گاهی اوقات هدف خود را از دست می‌دهند.

این یک اشتباه رایج در مدیریت زمان است. داشتن اهداف شخصی قوی برای مدیریت خوب زمان ضروری است.

اهداف به شما مقصدی برای کار می‌دهند و به شما کمک می‌کند تا چشم انداز خود را پیگیری کنید. اگر چیزی مستقیما با هدف شما مطابقت ندارد، حواس شما را پرت می‌کند. شما می‌توانید برای ساعت، روز، هفته، ماه یا سال اهداف خاص خود را داشته باشید.

از دستورات بصری استفاده کنید. مکانی داشته باشید که اهداف خود را در آنجا درج کنید تا بتوانید هر روز بصورت مکرر آن‌ها را مشاهده کنید.

این کار به شما کمک کند در طول روز در مسیر خود باشید. اهداف بلند مدت را نیز بنویسید. این‌ها می‌توانند اهدافی باشند که می‌خواهید در پنج یا ده سال آینده در آنجا باشید.

بصورت دوره ای نیز بررسی کنید تا ببینید آیا کاری که انجام می‌دهید به شما در رسیدن به این اهداف کمک می‌کند یا خیر.

نداشتن چشم انداز بزرگتر نیز از اشتباهات رایج در مدیریت زمان است 

تصویر بزرگ را از دست ندهید!!! تصویر بزرگ به مجموعه بزرگتری از چشم اندازها و اهداف گفته می‌شود. این به شما کمک می‌کند تا دیدگاه خود را حفظ کنید تا درگیر جزئیات یا حواس پرتی نشوید.

گاهی اوقات کمال گرایی مهم است و گاهی اوقات مهم نیست. به تصویر بزرگ نگاه کنید تا به شما در این مورد کمک کند. به تصویر بزرگ نگاه کنید که آیا لازم است بواسطه کمال گرایی بر جزئیات دقت کنید یا نه.

از حواس پرتی پرهیز کنید 

از شلوغی در اطراف میز کار یا محل کار خود خلاص شوید.

دسکتاپ کامپیوتر خود را تمیز کنید. برای ایجاد یک محل کار متمرکز و هماهنگ، هرچه می‌توانید انجام دهید. این ممکن است به معنی خاموش کردن تلفن یا هشدارهای ایمیل شما در زمآن‌های تعیین شده کار باشد. هنگام کار، ایمیل شخصی یا سایت‌های رسانه‌های اجتماعی را بررسی نکنید.

اسناد قدیمی‌را که دیگر مورد استفاده قرار نمی‌گیرند از بین ببرید و پروژه‌های گذشته را از چشم خود دور کنید.

شلوغ کردن اطراف خود توسط اسناد و اشیاء غیر ضروری از اشتباهات رایج در مدیریت زمان می‌باشد. برای کمک به تمرکز، بهتر است موسیقی یا سایر صداهای پس زمینه را ساکت کنید.

سخن آخر 

در پایان روز کاری به این فکر کنید که روز بعد چه کارهایی را باید انجام دهید و آن‌ها را یادداشت کنید. به این فکر کنید که آیا می‌توانید امشب کاری انجام دهید که به آمادگی شما کمک کند یا نه.

تعیین کنید که در چه ساعاتی از روز بیشترین بهره وری را دارید و برنامه ای مطابق با آن تنظیم کنید.

به عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید که تمرکز بیشتری بر کار خود در صبح زود دارید. بنابراین انجام کارهایی را که نیاز به تمرکز زیاد دارید را به صبح زود موکول کنید. بدین ترتیب با انجام تمامی‌اقدام بالا زمان خود را به بهترین نحو مدیریت می‌کنید.