گاهی اوقات چگونگی استفاده درست از زمان بطور موثر برای افراد تبدیل به یک چالش می‌شود.
این امر زمانی دشوارتر می‌شود که همه چیزهایی را که باید در طول روز به آن‌ها نیاز داشته باشید را بطور همزمان در نظر بگیرید.
اصولا مدیریت زمان یک مبحث مفصل در زندگی و روند موفقیت می‌باشد.
هرکس که بتواند بدون اشتباه مدیریت زمان را بخوبی انجام دهد، قسمت مهمی از راه موفقیت خود را طی کرده است.
مدیریت زمان در میان انبوهی از کارهایی که شما را احاطه کرده اند، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
افراد موفق اهمیت تسلط بر استفاده درست از زمان خود را می‌دانند. دانستن نحوه برنامه ریزی یک روز پربار به شما کمک می‌کند تا نتایج مثبت امور خود را به حداکثر برسانید.
شاید به همین دلیل باشد که بسیاری از افراد، مدیریت زمان را راز موفقیت بیان می‌کنند.
در ادامه گام‌هایی جهت استفاده درست از زمان را برایتان شرح داده ایم. اگر در مدیریت زمان مشکل دارید و نمی‌دانید از زمان خود در طول روز چگونه استفاده کنید، ادامه این مقاله متا راز را بخوانید.
برنامه ریزی روزانه داشته باشید
هر روز را با برنامه ریزی برای روز خود شروع کنید.
یکی از اولین کارهایی که میتوانید جهت استفاده درست از زمان خود هر روز صبح انجام دهید این است که ۳۰ دقیقه برای برنامه ریزی روزانه خود وقت بگذارید.
متعهد شوید که روز خود را تا زمانی که برنامه ریزی نکرده اید شروع نکنید. با ایجاد چنین تعهدی برای خود، برنامه ریزی روزانه رفته رفته برای شما تبدیل به یک عادت می‌شود.
سپس بصورت ناخودآگاه قالب زمانی انجام امور مربوطه برایتان شکل می‌گیرد.
جهت استفاده درست از زمان و مدیریت بهتر وقت خود، بین زمان اجباری و اختیاری تمایز قائل شوید
بین زمان اجباری و اختیاری خود تمایز قائل شوید.
در هر روز ساعات مشخصی را در اختیار خواهید داشت که به طور خودکار به انجام وظایف و فعالیت‌های مختلفی مانند خواب، غذا خوردن، رانندگی از محل کار و مدرسه و غیره می‌پردازید.
چنین اوقاتی زمان اجباری شما اطلاق می‌گردند.
در برنامه ریزی روزانه خود همه زمآن‌ها و مکآن‌هایی را که باید در آنجا باشید، تعیین کنید و بنویسید. زمان باقیمانده، زمان اختیاری شما یا “زمان واقعی” خواهد بود که میتوانید در واقع آن را مدیریت و کنترل کنید.
بنابراین برای استفاده درست از زمان خود، ابتدا باید زمان اختیاری یا واقعی خود را محاسبه کنید.
در استفاده درست از زمان خود، لیست تهیه کنید
فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید را تهیه کنید.
خیلی چیزها در ذهن شما وجود دارد که دوست دارید به آن‌ها برسید. به جای تلاش برای به خاطر سپردن همه موارد، وقت بگذارید تا همه آن‌ها را در لیست کارهایی که باید انجام شوند بنویسید.
برای آماده کردن این لیست کافی است یک فهرست ساده از تمام فعالیت‌ها، گفتگوها، جلسات و کارهایی که می‌خواهید انجام دهید را تهیه کنید.
جهت استفاده درست از زمان برای خود کارها را اولویت بندی کنید
اکنون که یک لیست از کارهایی که باید انجام دهید را تکمیل کرده اید، باید هر موردی را در لیست خود اولویت بندی کنید.
اولویت بندی برای اطمینان از این که شما به مهمترین و فوری ترین امور خود می‌رسید، بسیار مهم است. یک مثال می‌تواند تعیین اولویت‌ها را برای شما بخوبی توضیح دهد.
به عنوان مثال صرف ساعت‌ها وقت برای نظافت آپارتمان ایده ی خوبی نیست.
در حالی که می‌توان از همان زمان برای آماده سازی خود برای آزمایشات، آموزش دیدن، مصاحبه و غیره استفاده کرد. نظافت را به شخص دیگری بسپارید و از وقت گرانبهای خود جهت پیشرفت استفاده کنید.
به این کار استفاده درست از زمان می‌گویند.
ممکن است ایجاد برخی موارد با اولویت بالا بر اساس اهداف کوتاه مدت شما مفید باشد.
بسیاری از اهداف کوتاه مدت شما به احتمال زیاد در حال حاضر اصلی ترین اهداف شما خواهند بود.
برای اولویت بندی اهداف لیست خود در کنار امور خود کد بگذارید.
برای مثال کد A را کنار کارهایی بگذارید که حتما باید امروز انجام شوند. B را برای اموری در نظر بگیرید که انجام آن‌ها در روز جاری در اولویت کمتری نسبت به امور A قرار دارند. در نهایت کد C را میتوانید برای کارهایی در نظر بگیرید که نسبت به A و B اهمیت کمتری دارند.
برای مهمترین فعالیت‌ها و مکالمات خود زمان اختصاص دهید
شما واقعا متعهد به انجام فعالیت‌های دارای اولویت بالا نمی‌شوید مگر اینکه زمان خاصی را برای انجام آن متعهد شده باشید.
شما باید به هر فعالیتی که تعیین کرده اید باید در طول روز انجام شود، زمان اختصاص دهید. در واقع این نوع تعهد به اختصاص دادن زمان ختم می‌شود.
برای خود ضرب الاجل تعیین کنید و به آن وفادار باشید. این کار در پیشبرد اهداف و کارهایتان به شما کمک شایانی می‌کند.
جهت استفاده درست از زمان خود، استفاده از رسانه‌های اجتماعی را محدود کنید
رسانه‌های اجتماعی می‌توانند عامل اصلی حواس پرتی و عدم دستیابی به یک روز پربار باشند.
در نتیجه مطمئن شوید که محدودیت‌های زمانی مشخصی برای دسترسی به وب سایت‌ها و رسانه‌های اجتماعی ایجاد کرده اید.
استفاده از یک زمان سنج را برای کمک به شما در رعایت محدودیت‌های زمانی که برای تعامل با رسانه‌های اجتماعی تعیین کرده اید، در نظر بگیرید.
علاوه بر این، تعداد حساب‌های رسانه‌های اجتماعی را که باید داشته باشید را محدود کنید تا استفاده بیش از حد از رسانه‌های اجتماعی را کاهش دهید.
هنگام انجام کارهای مهم تلفن همراه خود را خاموش کنید
استفاده از تلفن همراه نیز عامل اصلی حواس پرتی و عدم ایجاد یک روز متمرکز و پربار است.
هشدارها و اعلآن‌های شنیداری مختلف می‌تواند شما را از انجام وظایف و اولویت‌های مهم روز دور کند.
هنگامی‌که کار بسیار مهمی دارید، تلفن همراه خود را خاموش کنید و به سادگی این عامل حواس پرتی را از بین ببرید.
کار خود را در زمان مورد نظر تکمیل کنید
ممکن است به نظر برسد که انجام چندین کار باعث می‌شود که شما کار بیشتری انجام دهید.
اما این کار به معنای استفاده درست از زمان نمی‌باشد. زیرا وقتی همزمان چند کار را انجام می‌دهید، پس از مدتی احساسی جز غرق شدن در شلوغی و استیصال نخواهید داشت.
علاوه بر این، بهره وری شما نیز کاهش می‌یابد زیرا شما هرگز به طور کامل بر یک کار و اتمام آن تمرکز نکرده اید. بر انجام و تکمیل یک کار در یک زمان تمرکز کنید.
بدین ترتیب شانس خود را برای موفقیت در امور خود و تک تک کارهایتان افزایش می‌دهید.
سعی کنید زمان مشخصی را برای انجام یک کار بصورت جداگانه تعیین کنید.
شما میتوانید با حذف هرگونه مواردی که مربوط به کار موردنظر شما نیست، از وسوسه کار بر روی موارد دیگر بکاهید. تمرکز خود را در یک زمان مشخص فقط بر روی یک کار نگه دارید تا بهره وری و راندمان کاری شما افزایش یابد.
جهت استفاده درست از زمان خود، از به تعویق انداختن امور اجتناب کنید
گاهی اوقات سخت است که به تعهدات زمانی که برای تکمیل اولویت‌های مختلف انجام داده اید پایبند بمانید.
احتمالا کارهای زیادی وجود دارند که ترجیح می‌دهید با وقت خود انجام دهید. با این حال، با تعیین محدودیت‌های زمانی دقیق و پایبندی به آن‌ها، مواردی که دارای اولویت بالا هستند را تکمیل کنید.
یک زنگ هشدار یا آلارم تنظیم کنید تا به شما در پیگیری زمان کمک کند. همچنین میتوانید زمآن‌های انجام امور مختلف را بنویسید و در جایی که به راحتی قابل مشاهده است قرار دهید.
مهمترین نکته در پایبندی به انجام امور خود و عدم به تعویق انداختن آن‌ها، متعهد بودن به برنامه زمانی خود می‌باشد.
پیشرفت خود را زیر نظر گرفته و ارزیابی کنید
زیر نظر گرفتن پیشرفت خود و ارزیابی آن، یکی از روش‌های به حداکثر رساندن میزان موفقیت خود می‌باشد.
بخش مهمی از افزایش بهره وری روزانه شما، نظارت و ارزیابی میزان اثربخشی شما است.
در طول روز به طور فعالی زمان بگذارید تا به اهدافی که برای آن روز تعیین کرده اید فکر کنید.
نوشتن یک لیست کوتاه برای یادآوری اهداف و پیشرفت خود در تکمیل آن‌ها را در نظر بگیرید.
اگر متوجه شدید که دائماً از هدف خود فاصله می‌گیرید، باید تغییر هدف را در نظر بگیرید. اجازه دادن به انعطاف پذیری در تعیین هدف برای دستیابی به موفقیت مطلوب ضروری است.
در این زمینه و ارزیابی میزان پیشرفت خود میتوانید سوالاتی را از خود بپرسید.
به عنوان مثال، من چه کاری را به درستی انجام می‌دهم؟ چه چیزی را می‌توانم بهبود دهم؟ چه چیزی مانع موفقیت من می‌شود؟ جهت رسیدن به هدف مورد نظر چقدر از مسیر خارج شده ام؟ آیا با این رویه من در مدت تعیین شده به اهداف خود می‌رسم؟ میزان پیشرفت من در یک بازه ی زمانی خاص (مثلا از ۱۰ روز پیش تا کنون) چه مقدار بوده است؟ با طرح چنین سوالاتی میتوانید مقدار پیشرفت خود را در یک بازه زمانی بررسی کنید.
به کارهای انجام شده ی لیست خود افتخار کنید
یک نکته کلیدی در استفاده درست از زمان، انگیزه لازم برای ادامه دادن برنامه‌های خود می‌باشد.
به لیست خود نگاه کنید. مواردی را که دارای تیک انجام شد هستند را نگاه کنید و به خود افتخار کنید.
این مهم است که وقتی کارهایی را بطور کامل به انجام می‌رسانید به خود یک خسته نباشی جانانه بگویید.
این به شما کمک می‌کند انگیزه داشته باشید. همانطور که وظیفه خود را در طول روز انجام می‌دهید، وقت بگذارید و به لیست خود نگاه کنید. به تمام علامت‌های تأییدی که به لیست کارهای خود اضافه کرده اید، افتخار کنید.
استراحت و پاداش را در روز خود بگنجانید
مغز شما پس از درگیر شدن در کارهایی که به انرژی، تمرکز و توجه نیاز دارند، برای پردازش و تجدید قوا نیاز به زمان دارد. از انجام کارهای مهم به مدت بیش از دو ساعت و بدون استراحت خودداری کنید.
میتوانید استراحت‌های کوتاهی حتی به مدت ۵ دقیقه داشته باشید.
در طول استراحت کوتاه پنج دقیقه ای خود یک میان وعده سریع میل کنید و در استراحت طولانی مدت خود کاری لذت بخش انجام دهید.
چند ساعت تفریحی را در برنامه هفتگی خود قرار دهید تا پایان یک هفته پربار را جشن بگیرید.
آن ساعات را صرف انجام کاری کنید که واقعا از آن لذت می‌برید.
مانند رفتن به سینما، ارتباط با دوستان خود، یا رفتن به یک رستوران و میل کردن یک غذای خیلی خوب.
همیشه به یاد داشته باشید وقتی در هفته استفاده درست از زمان خود را بخوبی انجام داده اید، شما مستحق یک پاداش خواهید بود.
در استفاده درست از زمان خود میتوانید از دیگران هم بهره ببرید
به یاد داشته باشید که برای بهره وری بهتر از زمان خود میتوانید تعهدات کوچکتر را به دیگران بسپارید.
وقتی وظیفه ای را به دیگران واگذار می‌کنید، به شما این امکان را می‌دهد که انرژی خود را در جایی که بیشتر مورد نیاز است و بیشتر مفید است متمرکز کنید.
بنابراین در صورت امکان برخی امور را به دیگران محول کنید. این معقوله می‌تواند هم در امور کاری و هم در امور خانه مورد استفاده قرار گیرد.
مثلا میتوانید انجام بخش‌های کوچکی از کارهای خود را به صورت برون سپاری به یک فرد متخصص و دانا واگذار کنید و خود به جنبه‌های مهمتر و بزرگتر کار بپردازید.
یا اینکه در خانه برای تهیه شام قسمتی از کارها را مانند شستن سبزیجات و تهیه سالاد را بر عهده فرزندان خود بگذارید. بدین ترتیب شما زودتر میتوانید آشپزی و تهیه وعده اصلی شام را به پایان برسانید.
از خرد و تجربه دیگر افراد موفق استفاده کنید
یکی از کلیدی ترین نکات استفاده درست از زمان، تلاش برای آزمون و خطا نکرده است. به سبک زندگی و شیوه‌های کاری الگوهای موفق توجه کنید.
نکات مثبت و تجربیات کاربردی آن‌ها را اتخاذ کنید.
سعی کنید از رفتارهای موفق آن‌ها درس بگیرید. این کار بسیار به شما کمک می‌کند که رهنمودهایی برای سریع تر موفق شدن بیابید.
زیرا راه‌هایی که دیگران رفته اند و نتیجه ای نگرفتند را شما مجددا تجربه نمی‌کنید.
سعی کنید فردی را بیابید و زمانی را برای نشستن با آن الگو تعیین کنید.
سپس در مورد نحوه موفقیت آن‌ها در اولویت بندی و دستیابی به اهداف خود به طور منظم صحبت کنید. بدین ترتیب شما سریع تر در مسیر موفقیت قرار می‌گیرید.
در استفاده درست از زمان خود بهتر است کمال گرایی را کنار بگذارید
در حالی که مهم است که به کار خود افتخار کنید، مهم است که تشخیص دهید که لازم نیست همه چیز را به طور کامل تکمیل کنید.
در واقع، تلاش و وسواس بیش از حد برای تکمیل همه چیز در روز خود منجر به تعلل می‌شود.
گاهی زیادی وقت گذاشتن برای تکمیل انجام یک کار منجر به از دست رفتن وقت برای انجام کارهای بعدی می‌شود.
در این حالت این سوال را از خود بپرسید: “اگر زمان بیشتری را صرف انجام کامل این کار کنم، چه چیزی به دست می‌آورم یا از دست می‌دهم؟” اگر تشخیص می‌دهید که این کار ارزش زمان و تلاش اضافی را ندارد، به سراغ اقدام بعدی خود بروید.
