همه ما این شکایت را داشته ایم که ساعت‌های کافی در روز برای رسیدگی به هر کاری که باید انجام شود را نداریم. چند مهارت اولیه در سازمان دهی وقت خود به صورت صحیح و هوشمندانه می‌تواند به شما کمک کند تا زمانی را که دارید به حداکثر بهره وری خود برسانید.
در مقالات قبلی چگونگی و مهارت‌های سازمان دهی وقت را به شما آموختیم. با این حال برخی سازمان دهی وقت خود را به شکل صحیح انجام نمی‌دهند. در نتیجه از انجام امور خود در طول روز جا می‌مانند.
در این مقاله سعی داریم که علاوه بر مطالب گفته شده ی قبلی، به شما بیاموزیم که چگونه وقت خود را درست و هوشمندانه سازمان دهی کنید. اگر می‌خواهید از زمانی که در روز دارید بیشترین بهره را ببرید، ادامه این مقاله را از دست ندهید و با ما در متا راز همراه باشید.
۱. جهت سازمان دهی وقت خود بصورت هوشمند، پیگیر فعالیت‌های روزانه باشید
کارهایی که روزانه انجام می‌دهید را زیر نظر داشته باشید. میزان زمانی را که برای انجام آن صرف می‌کنید یادداشت کنید. با این کار متوجه می‌شوید که برای انجام هر کاری در روز چقدر زمان صرف می‌کنید.
ممکن است در مقایسه با میزان واقعی کاری که انجام می‌دهید، از اینکه واقعاً چقدر در طول روز وقت تلف می‌کنید، متعجب شوید.
به یاد داشته باشید که کارهای روزمره مانند تهیه صبحانه، تمیز کردن خانه، دوش گرفتن، خواب عصر و غیره را نیز جهت پیگیری از یاد نبرید. با این روش مقدار زمان‌های مرده ی روز خود را پیدا می‌کنید و مدیریت زمان بهتری خواهید داشت.
۲. تمام فعالیت‌های خود را در یک دفترچه یادداشت ثبت کنید
وقتی فهمیدید هر روز چه کار می‌کنید و چقدر وقت صرف انجام آن می‌کنید، اولین قدم را در سازمان دهی وقت خود بصورت هوشمندانه برداشته اید. در گام بعدی باید این فعالیت‌ها را در در یک دفتر یادداشت بنویسید. قرار دادن همه ی این اطلاعات در یک جا و دیدن آنها در یک صفحه به شما این امکان را می‌دهد که الگوها و به طور بالقوه مناطقی را که ممکن است وقت خود را هدر دهید را شناسایی کنید.
هنگام یادداشت کارهای روزمره تان به این دفترچه، باید دقیق و روشن عمل کنید. رویدادهای جداگانه را بصورت یک ورودی با هم ادغام نکنید. کارهای جزئی را نادیده نگیرید. جهت ارزیابی اینکه چگونه روزتان چگونه می‌گذرد، حتما باید زمان‌های مختلف روز خود را دقیق بنویسید.
در این دفترچه دسته بندی امور خود کاری هوشمندانه می‌باشد. مثلا کارهای مربوط به خانه را با رنگ آبی یادداشت کنید. فعالیت‌های کاری را با رنگ قرمز و فعالیت‌های مربوط به اوقات فراغت را با رنگ مشکی بنویسید. این کار بسیار به شما کمک میکند که سازمان دهی وقت خود را بصورت هوشمندانه انجام دهید.
۳. سازمان دهی وقت بدون ارزیابی چگونگی گذارندن زمان، ممکن نیست
ارزیابی کنید که زمان شما چگونه سپری میشود:
آیا یک ساعت در روز را صرف برنامه ریزی می‌کنید؟
۲ ساعت برای تصمیم گیری در مورد غذا خوردن؟
۸ ساعت گشت و گذار در اینترنت؟
به دنبال الگوهایی در نحوه گذراندن وقت خود باشید و تعیین کنید چه چیزی لازم است و چه چیزی لازم نیست.
در این ارزیابی برخی نکات را باید برای خود روشن سازید:
آیا به دلیل عدم کنترل خود زمان را تلف می‌کنید؟
آیا اغلب کارها را به تعویق می‌اندازید؟
آیا بیش از حد مسئولیت پذیرفته اید؟
اینها همه سؤالاتی هستند که باید هنگام ارزیابی نحوه گذراندن وقت خود، از خود بپرسید تا بتوانید سازمان دهی وقت بهتری داشته باشید.
ممکن است متوجه شوید که در طول روز فعالیت‌های خود را به روش‌های غیر منطقی جدا می‌کنید. به عنوان مثال عاقلانه نیست که نیم ساعت کار کنید، سپس ۱۰ دقیقه را صرف پرداختن به مسائل بی اهمیت کنید.
بعد از آن نیم ساعت دیگر را مشغول کارتان باشید. در این حالت اگر یک ساعت کار کنید و بعدا به مسائل بی اهمیت بپردازید، احتمالا تمرکز و بهره وری بیشتری خواهید داشت.
۴. گام بعدی جهت سازمان دهی وقت بطور هوشمندانه، اصلاح برنامه زمانی است
اکنون که دقیقا می‌دانید زمان شما کجا و به چه میزان می‌گذرد، اصلاح زمانی در برنامه خود را شروع کنید. توجه داشته باشید چیزی که صرفا زمان زیادی می‌برد را از برنامه خود حذف نکنید.
گاهی انجام بعضی امور زمان بر است ولی باید حتما آنها را انجام داد. پس در نتیجه صرفا فاکتور زمان زیاد بردن ملاک حذف یک کار نباشد. هر چیزی که زمان زیادی می‌برد، به این معنی نیست که زمان شما تلف شده است.
به عنوان مثال: اگر ۳ ساعت در روز را صرف ارسال و یا پاسخ ایمیل‌های مربوط به کار می‌کنید، بعید است که بتوانید میزان زمان صرف شده برای این فعالیت را کاهش دهید. با این حال، اگر چهار یا پنج ایمیل شخصی بین ایمیل‌های کاری ارسال می‌کنید، قطعا میتوانید مدت زمانی که به ایمیل‌ها اختصاص می‌دهید را کاهش دهید.
۵. عادات و هنجارهای خود را تغییر دهید
مشکل مدیریت زمان شما هر چه باشد، راه حلی وجود دارد. هنگامی‌که متوجه شدید زمان خود را کجا تلف می‌کنید یا چگونه باید وقت خود را بگذرانید، باید تلاشی برای تغییر عادات مدیریت زمان و سازمان دهی وقت خود انجام دهید.
به عنوان مثال اگر زمان زیادی را صرف تمیز کردن خانه یا پختن وعده‌های غذایی خود می‌کنید، جهت انجام کارهای مهم تر میتوانید از خدمتکارهای خانگی کمک بگیرید. برای برخی افراد، زمان آنها از پولشان با ارزش تر است.
شاید شما بخش زیادی از روز خود را صرف گشت و گذار در اینترنت بی هدف می‌کنید. زمانی که قرار است روی چیز دیگری کار کنید، میتوانید دسترسی خود را به سایت‌های اینترنتی خاص یا حساب‌های شبکه‌های اجتماعی محدود کنید.
سعی کنید که وقت خود را صرف موارد ارزشمند کنید. بدین ترتیب سازمان دهی وقت خود را بصورت هوشمندانه انجام داده اید.
۶. یکی از روش‌های صحیح سازمان دهی وقت، یافتن عوامل حواس پرتی می‌باشد
عوامل حواس پرتی در روز خود را شناسایی کنید. بزرگترین تهدید برای گذراندن وقت خود، حواس پرتی مداوم است. شما باید بفهمید که چه نوع فعالیت‌هایی یا چه افرادی وقت شما را تلف می‌کنند. خواه دوستی باشد که از حرف زدن دست نمی‌کشد.
یا سرگرمی‌که شما را از انجام کارهایتان دور میکند. میتوانید راه‌هایی برای جلوگیری از این اتلاف وقت بیابید.
اگر بخش زیادی از وقت خود را صرف چیزی می‌کنید که هیچ نتیجه مطلوبی برای شما به همراه ندارد، احتمالا فقط یک حواس پرتی در زندگی شما است که باید از آن اجتناب کنید. یا اینکه هنگام کار در یک محیط اداری، احتمالا بسیاری از همکاران خود را به عنوان عامل حواس پرتی می‌بینید. مطمئن شوید که از صحبت‌های کوچک یا چت‌های بی ارزش با آنها خودداری می‌کنید.
با این حال، به خاطر داشته باشید که نگرش شما در دفتر کار به اندازه مهارت‌های مدیریت زمان برای پیشرفت شغلی شما مهم است، بنابراین بی ادب نباشید. عوامل حواس پرتی مانند همکارانتان را با عدم رعایت موازین ادبی از خود رانده نکنید. برای موفقیت و پیشرفت شغلی باید تمام جوانب امر را در نظر بگیرید.
برای حواس پرتی‌های اجتناب ناپذیر وقت بگذارید. گاهی اوقات برخی حواس پرتی‌ها وجود دارد که افراد نمی‌توانند از آنها اجتناب کنند. برای مثال، رئیس شما می‌خواهد در روز با شما برای یک گفتگوی اجتماعی صحبت کند.
یا شاید یکی از اعضای مسن خانواده به طور مداوم برای انجام کارهای ساده به کمک نیاز دارد. اگرچه این حواس پرتی‌ها اجتناب ناپذیر هستند، ولی باید برای آنها برنامه ریزی کنید که زمان حیاتی برای انجام امور مهم تر را از شما نگیرند.
۷. از مکالمات تلفنی طولانی خودداری کنید
اگر متوجه شدید که مدت زیادی از زمان خود را صرف مکالمات تلفنی طولانی می‌کنید، باید عادات تلفن خود را نیز اصلاح کنید این کار کمک میکند سازمان دهی وقت بهتری داشته باشید. اغلب اوقات، میتوانید در جلسات رو در رو بیشتر از مکالمات تلفنی اطلاعات به دست آورید. بنابراین مکالمات تلفنی طولانی را حذف کنید. در بسیاری از گفتگوهای تلفنی، به خصوص در ابتدا یا انتهای آن، شامل مکالمات اضافی و غیر ضروری می‌باشد.
آگاه باشید که مردم بصورت ناخودآگاه تمایل دارند که تمرکز خود را از دست بدهند و در حین صحبت کردن با تلفن در میان موضوعات مختلف سرگردان شوند. پس به این نکته توجه داشته باشید.
برگزاری جلسات به صورت حضوری، ضرورت بیشتری برای رسیدگی به مسائل مربوط به کار ایجاد میکند. این به این دلیل است که هیچ یک از طرفین در هنگام ملاقات حضوری در محاصره عوامل موجب حواس پرتی قرار نمی‌گیرند.
بنابراین با این کار میتوانید از تله ی تلف شدن وقت توسط تلفن جلوگیری کنید در فرآینده سازمان دهی وقت باید تمام عاداتی که وقت زیادی از شما میگیرند را ترک کنید.
۸. وب گردی بیش از حد نیز یکی دیگر از عوامل سازمان دهی وقت می‌باشد
اگر به دنبال این هستید که وقت خود را بصورت هوشمندانه و صحیح سازمان دهی کنید، باید وب گردی بیش از حد را متوقف سازید. بسیاری از مردم از اینترنت به عنوان ابزاری حیاتی برای انجام وظایفی که باید انجام دهند، استفاده می‌کنند.
با این حال، به همان اندازه که نیزتمایل دارند که به سمت مقالات خبری بی فایده، اخبار ورزشی، تصاویر افراد مشهور، بچه گربه‌ها یا توله سگ‌ها سر بزنند. برای هوشمند بودن در سازمان دهی وقت، زمانی که در اینترنت هستید متمرکز بمانید. اگر اصلا نمی‌توانید در برابر این موضوع جلوی خود را بگیرید،
برنامه‌هایی موجود هستند که اشبکه‌های اجتماعی، وب سایت‌ها و دامنه‌های خاصی را مسدود می‌کنند که می‌توانند به کاهش حواس پرتی‌های مرتبط با اینترنت کمک کنند.
زمانی که قرار است روی چیز دیگری تمرکز کنید، از فیس بوک، توییتر و سایر سایت‌های شبکه اجتماعی استفاده نکنید. گوگل کردن موضوعات مختلف نیز یک اتلاف وقت خطرناک است. ممکن است فکر کنید که قرار است یک چیزی را سریع جستجو کنید.
قبل از اینکه متوجه شوید، بیش از ۳ ساعت در اعماق وسیع اینترنت غرق شده اید. به همین سادگی دقایق زیادی از زمان خود را از دست می‌دهید.
۹. در سازمان دهی وقت بصورت هوشمندانه، یادداشت کردن بهتر از حفظ کردن است
یکی از مهم ترین فعالیت هایی که باید در سازمان دهی وقت انجام دهید این است که همه چیز را بنویسید. برای انجام کارهایی که باید انجام دهید به حافظه خود تکیه نکنید. هر کاری را که باید انجام دهید را در یک صفحه بنویسید و آماده باشید که اغلب به این لیست مراجعه کنید تا به تمام اهداف خود برسید.
حتی اگر کاری جزئی یا پیش پا افتاده به نظر می‌رسد، آن را یادداشت کنید. مطمئن شوید که همیشه یک دفترچه یادداشت همراه خود داشته باشید. سپس تکالیف خود را به محض یادآوری یا ایجاد لزوم برای انجام آنها، یادداشت کنید.
این کار را به تعویق نیندازید. زیرا ممکن است در لحظه کاری به ذهن شما آید و آن را به ذهن بسپارید، اما ساعتی بعد به دلایل مختلف آن را فراموش کنید.
همچنین از تقویم نیز استفاده کنید. افزودن ساده یک تقویم یا برنامه ریز روزانه به مجموعه ابزارهای سازمانی، به شما کمک میکند زمان را به طور موثری سازمان دهی کنید. هر قراری، تکلیف یا جلسه جدیدی که به برنامه شما اضافه میشود را یادداشت کنید.
هر روز صبح زمانی را به مرور تقویم روز خود اختصاص دهید تا بدانید چه چیزی در پیش رو دارید. همچنین میتوانید
۱۰. بیش از ظرفیت خود تعهد ایجاد نکنید
از تعهد دوگانه بپرهیزید. با اجتناب از رزرو بیش از حد خود یا متعهد شدن به پروژه‌ها یا رویدادهای بیش از حد ظرفیت خود، از سردرگرمی و اتلاف وقت جلوگیری کنید.
قبل از موافقت با هر چیزی، تقویم خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید که زمان مورد نیاز را در روز خود دارید. این باعث میشود زمان شما منظم باشد و شما را با برنامه منظم خود همگام سازد. این کار علاوه بر سازمان دهی وقت باعث کاهش استرس شما نیز میشود.
۱۱. در سازمان دهی وقت خود بصورت هوشمندانه، اولویت بندی را فراموش نکنید
آخرین گام در سازمان دهی وقت این است که وظایف خود را اولویت بندی کنید. با برنامه ریزی برای انجام مهم ترین یا حساس ترین وظایف خود باید هوشمندانه عمل کنید. با یک هایلایت رنگی خاص یا یک برچسب کوچک به این امور مهم یا حساس در برنامه خود توجه داشته باشید این کار یکی از عادات افراد موفق است.
ابتدا این وظایف مهم با اولویت را جهت انجام برنامه ریزی کنید تا به خودتان زمان کافی برای تکمیل آنها بدهید. سپس روی کارهایی که کمتر اهمیت دارند تمرکز کنید. بدین ترتیب امور خود را اولویت بندی کرده اید.
باید بدانید که هر از گاهی مجبورید اولویت‌های خود را تغییر دهید. همه چیز در آخرین لحظه پیش می‌آید و نیاز به تغییر فوری برنامه شما میشود. در این حالت شما باید کاری که انجام می‌دهید را متوقف کنید و کار دیگری را شروع کنید.
باید بتوانید که این انعطاف را در خود ایجاد کنید. اگر متوجه شدید که مرتبا اولویت‌هایتان را در طول روز تغییر می‌دهید، یک جای کار اشتباه است و در اولویت بندی شما مشکلی وجود دارد. بنابراین با رفع مشکلات اولویت بندی خود، این مورد را نیز برطرف سازید.
